Einer der 250 Artikel den ich für das MANAGER INSTITUT geschrieben habe:

Nothing in this world that comes by time

Management-Gurus haben hunderte Tipps, wie Managementfehler in Projekten vermieden werden können. Es gibt die 12 Tipps von Jennifer Lonoff Schiff, die 7 Fehler von Meves. Die 10 Todsünden im Marketing von Philip Kotler, die 10 Tipps von Peter Ducker  und so weiter. Nach der Durchsicht von rund 50 solcher Tipplisten werden einige Überschneidungen sichtbar.

Fast alle beraten uns an erster Stelle, den richtigen Manager zu finden, das richtige Team und für eine gute Unterstützung des Teams zu sorgen. Manche weisen darauf hin, nicht zu viele Projekte gleichzeitig zu starten. Und vor allem immer wieder taucht die Kommunikation auf. Mangelnde Kommunikation sei demnach der Hauptfehler.

Auch die „Eierlegende-Wollmilchsau“ macht Fehler

Selbst wenn alle Toplisten umgesetzt werden, wenn alle Hinweise der Listen beherzigt werden und die besten Leute an den Projekten arbeiten, wird eines nach vielen Jahren der Erfahrung deutlich.

In jedem Projekt gibt es so viele komplexe Zusammenhänge, die von menschlichen Entscheidungen abhängig sind, welche deshalb kaum berechenbar sind, dass es fast natürlich ist, dass Zeitpläne selten eingehalten werden können.

In einem, mir bis heute unbekannten, Lied hörte ich die Worte: „Nichts auf dieser Welt kommt in der Zeit, in der es erwartet wurde.”

Lassen sie uns radikal ehrlich sein, denken Sie zurück an Ihre letzten 20, 30 oder 100 Projekte -welches ist exakt in der Zeit fertig geworden wie geplant? Welches Vorhaben einer Innovation wurde in dem Zeitrahmen umgesetzt, der anvisiert wurde. Das Lied geht so weiter, dass wir dankbar sein sollen für jeden neuen Tag, an dem wir überhaupt die Chance haben, weiter zu machen.

Ich würde an dieser Stelle das unterschreiben, doch wir als Manager sind herausgefordert, Projekte so zu gestalten, dass Ressourcen geschont werden, Budgets eingehalten und andere abhängige Prozesse sich auf unsere Zeitpläne verlassen können. Dafür sind heute weitaus mehr Skills nötig, als noch vor wenigen Jahren. Insbesondere die Digitalisierung hat vielen Faktoren und Komponenten eine dominante Rolle gegeben und wir müssen mit weitaus mehr Faktoren rechnen, als bisher.

Den menschlichen Faktor kann man nicht ausschalten

Was Menschen mit ihrem Handeln, oder nicht Handeln, in einem Prozess anrichten können, ist die größte Unbekannte im gesamten Workflow. Man muss nicht erst die vielen Studien dazu bemühen, um dies für die eigenen Belange zu eruieren. Das wird sich nie ändern, aber gibt es eine Lösung? Wie können wir Projekte und deren Zeitpläne planungssicherer gestalten, gerade auch wenn so viele Köche am Kochtopf stehen? Zuerst einmal gar nicht, der menschliche Faktor bleibt unberechenbar, dies bleibt die Wahrheit. Eine direkte Einflussnahme auf dieser Ebene erhöht nur die Wahrscheinlichkeit eines größeren Chaos.

Was ist dann die richtige Vorgehensweise?

Dass wir den menschlichen Faktor nicht ausschalten können, heißt nicht, wir haben keine Chance, unsere Ziele in einem anvisierten Zeitplan zu erreichen.

Tatsächlich gibt es Strategien die hier helfen, wir müssen jedoch deren Wirkungsweise verstehen. Die Ansätze liegen dem Projektbeginn weit voraus. Jemanden durch ein Projekt trainieren zu wollen, von welchem andere wichtige Wertschöpfungs-Prozesse abhängen, kann in höchstem Maße fahrlässig sein. Jemanden unvorbereitet als den Falschen ins Rennen zu senden, ist an sich schon ein grober Management-Fehler. Tatsächlich ist erwiesen, dass die meisten Entscheider ihre Projektmanager zu wenig genau anschauen und einem Assessment unterziehen, in Bezug auf das Projekt.

„Herr Maier, Sie machen das schon“

Tatsächlich stimmt der Ansatz der anfangs genannten Tippgeber, Sie benötigen die richtigen Leute für ein Projekt, das auch zeitgerecht fertig werden soll. Die richtigen Leute heißt diejenigen Fachleute sollten ausgestattet sein mit den richtigen Skills und Erfahrungswerten. Manager, die in der Lage sind, weitsichtig die möglichen Fallen zu erkennen, die also am Horizont erscheinende Hürden von weitem erkennen und entsprechende Maßnahmen einleiten können. Vielleicht sogar noch Kenntnisse im Umgang mit dem sogenannten kritischen Pfad haben. Dieser taucht immer weniger in den Projektschulungen auf. Man spricht von Planabweichungen und Steuerungen. Dabei sind die Methoden eines Soll-/Ist-Vergleiches, um Abweichungen zu erkennen und entsprechende Steuerungsmaßnahmen einzuleiten, eine gute Hilfe. Aber es braucht mehr, es benötigt Kenntnisse über Strömungsverhalten von Projekten.

Projekte folgen Strömungen

Sicherlich für die meisten Projektleiter eine neue Dimension, aber tatsächlich folgen Menschen und Projekte eher Strömungen als Vorgaben. Wie ist das gemeint? In den vorbereiteten Meetings wird alles vorher, alle gemeinsam, festgezurrt, alles ist klar, was erledigt werden soll und was ansteht, in welchem Zeitraster. Ist jeder dann zurück an seinem Arbeitsplatz wird das Tagesgeschäft wieder zum dominierenden Faktor, hier treiben ihn allerhand Strömungen in unterschiedliche Richtungen, jede zeigt sich als sehr wichtig und zwecks der Dringlichkeit wird mancher Vorsatz für eine Planung dann nach Hinten gestellt. Es braucht viel Disziplin und innerliche Ausrichtung, gefasste Vorgaben auch zu 100% in der Folge und direkt umzusetzen.  Es ist also vor allem jemand wichtig, der sich über die Strömungen hinwegsetzen kann und so dann direkte Eingriffe doch noch möglich macht, ohne ein Chaos zu veranstalten.

Erfahrene Projektverantwortliche wissen genau, von was ich spreche, deshalb hier direkt zur Lösung. Bringen Sie Ihren Leuten bei, Projekte als etwas Lebendiges zu sehen. Ströme haben eine Dynamik die nicht kompliziert ist, sondern komplex. Niemand kann berechnen, wohin das Schiffchen gleitet. Selbst Supercomputer in der Seefahrt, welche riesige Wellenbewegungen simulieren können, versagen ab einer gewissen Komplexität. Vom Wetter haben wir dabei noch gar nicht gesprochen. Der einzige Ausweg ist eine mehr als gute Vorbereitung und das bedeutet für Projektleiter und Projektmitarbeiter firm zu werden in allen Bereichen, die ein Projekt betreffen. Welche Skills dazu nötig sind, um Projekte dann planungssicher zu machen, haben stark mit den Fachkenntnissen rund um das Projekt zu tun.

Dabei sind gerade die dem Projekt fachlich am weitesten entfernt scheinenden Skills diejenigen, die am Ende ein Projekt in Gefahr bringen können. Dazu gehören unter anderem Menschenführung, Personalplanung und Wirtschaftspsychologie. Das sind die roten Spannungsfelder in der Grafik links, die eigentlichen Auslöser für Schwachstellen, Engpässe erzeugende Faktoren, die kaum berücksichtigt werden. Mehr dazu im aktuellen Blog. Näher liegende Bereiche wie Controlling, Projektmanagement oder Administration sind weniger die Auslöser, da hier mehr als anderswo bereits sehr professionelle Ansätze bestehen. Bilden Sie Ihre Projektleiter in den Engpass-Skills aus, exakt da, wo der Kern eines Projektes liegt und von dem es seine tatsächliche Steuerung erhält.