Unsere umfassende Checkliste für jeden auftrag wenn es um einen Au-pair-Transfer und die Eingliederung geht und diesen so erfolgreich wie möglich zu gestalten. Diese Checkliste umfasst alle wesentlichen Schritte von der Auswahl der Au-pairs bis zur fortlaufenden Unterstützung während des Aufenthalts.

Checkliste für eine erfolgreiche Au-pair-Vermittlung und Eingliederung durch xSkills

1. Vorbereitung und Auswahl der Au-pairs

  • Bewerbungsgespräche: Führen von ausführlichen Interviews mit den Au-pair-Bewerbern zur Bewertung von Sprachkenntnissen, Motivation und persönlichen Qualitäten.
  • Referenzprüfung: Überprüfung der Referenzen und relevanter Erfahrung in der Kinderbetreuung sowie Polizeiliche Führungszeugnisse und medizinische Bescheinigungen einholen.
  • Sprachkenntnisse: Beurteilung der Sprachkenntnisse und Beratung zu notwendigen Sprachkursen, um die Chancen auf eine erfolgreiche Vermittlung zu erhöhen.
  • Kulturelle Sensibilisierung: Schulung der Au-pairs über die Kultur, Sitten und Gebräuche des Gastlandes sowie wichtige Verhaltensregeln im Umgang mit der Gastfamilie.
  • Persönlichkeits- und Eignungstest: Durchführung von Tests zur Beurteilung der Eignung der Au-pairs für die Arbeit mit Kindern und den Anforderungen des Gastlandes.

2. Auswahl und Vorbereitung der Gastfamilien

  • Bedarfsanalyse: Detaillierte Analyse der Bedürfnisse und Erwartungen der Gastfamilien hinsichtlich Kinderbetreuung und Au-pair-Aufgaben.
  • Gastfamilien-Interviews: Persönliche Interviews mit den Gastfamilien zur Einschätzung der familiären Dynamik und Anforderungen.
  • Vorbereitung der Familien: Aufklärung der Gastfamilien über ihre Pflichten und Rechte sowie über kulturelle Unterschiede und Erwartungen an das Au-pair.
  • Erstellung eines Gastfamilienprofils: Dokumentation aller wichtigen Informationen zur Familie, um eine passende Zuordnung der Au-pairs zu gewährleisten.

3. Vermittlung und Vertragsabschluss

  • Matching-Prozess: Sorgfältige Zuordnung von Au-pairs und Gastfamilien basierend auf Persönlichkeit, Sprachkenntnissen und Erwartungen.
  • Vorstellungsgespräche: Organisation von Video- oder Telefoninterviews zwischen Au-pairs und Gastfamilien zur gegenseitigen Kennenlernmöglichkeit.
  • Vertragsgestaltung: Erstellung eines klaren Vertrags, der Rechte und Pflichten von Au-pair und Gastfamilie detailliert regelt, inklusive Arbeitszeiten, Taschengeld, Urlaubsanspruch und Versicherung.
  • Visumsantrag und Dokumente: Unterstützung beim Visumsantrag, Bereitstellung der notwendigen Dokumente und Vorbereitung auf den Botschaftsbesuch.

4. Reiseorganisation und Ankunft

  • Reiseplanung: Organisation der Anreise, einschließlich Flugbuchungen, Reiseversicherung und Transfer vom Flughafen zur Gastfamilie.
  • Empfang vor Ort: Organisation eines freundlichen Empfangs am Flughafen oder Bahnhof, um dem Au-pair die Ankunft zu erleichtern.
  • Begrüßungspaket: Bereitstellung eines Willkommenspakets mit wichtigen Informationen zum Leben im Gastland, Notfallkontakten und einem kleinen Geschenk.

5. Integration und Betreuung

  • Erstgespräch: Durchführung eines Erstgesprächs zwischen Au-pair, Gastfamilie und der Agentur, um Erwartungen zu klären und die Eingewöhnung zu erleichtern.
  • Orientierungstreffen: Veranstaltung von Orientierungstreffen, um Au-pairs über wichtige Themen wie öffentliche Verkehrsmittel, Gesundheitssystem und kulturelle Besonderheiten zu informieren.
  • Sprachkurs-Registrierung: Unterstützung bei der Anmeldung zu Sprachkursen und kulturellen Aktivitäten, um die Integration des Au-pairs zu fördern.
  • Mentoring-Programm: Zuweisung eines erfahrenen Mentors oder einer Ansprechpartnerin, die dem Au-pair bei Fragen und Problemen zur Seite steht.

6. Laufende Unterstützung und Konfliktmanagement

  • Regelmäßige Check-ins: Regelmäßige Feedbackgespräche mit Au-pairs und Gastfamilien, um sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft.
  • 24/7 Notfall-Hotline: Einrichtung einer Notfall-Hotline für dringende Anliegen oder Probleme.
  • Konfliktlösung: Mediation bei Konflikten zwischen Au-pair und Gastfamilie, um schnelle und faire Lösungen zu finden.
  • Gesundheitsbetreuung: Unterstützung bei Arztbesuchen oder anderen gesundheitlichen Anliegen des Au-pairs.

7. Abschließende Betreuung und Rückkehr

  • Abschlussgespräch: Durchführung eines Abschlussgesprächs zur Reflexion der Au-pair-Erfahrung und zur Klärung offener Fragen.
  • Organisation der Rückreise: Unterstützung bei der Organisation der Rückreise ins Heimatland, einschließlich Reisebuchungen und rechtlicher Formalitäten.
  • Feedback und Erfahrungsberichte: Einholen von Feedback sowohl von den Au-pairs als auch von den Gastfamilien, um die Qualität der Vermittlung kontinuierlich zu verbessern.

Diese Checkliste stellt sicher, dass xSkills eine ganzheitliche Betreuung der Au-pairs und Gastfamilien bietet und alle wichtigen Schritte abdeckt, um den Au-pair-Aufenthalt so erfolgreich und angenehm wie möglich zu gestalten.